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自社内で管理をする企業（団体）規模を想定して書いています。
管理者は別な仕事を持っているが、社内の admin 管理も行っている程度を想定しています。
弊社は零細企業です。

弊社は最初 yamada@###.co.jp (社員名：山田さん）と名字のみをメールアドレスの頭に入れていました。

名字が同じな社員は地方の会社ほどその傾向が増えやすいと思います。

そのため名前の一文字を頭に入れて、
t-yamada@###.co.jp（山田太郎）と変えました。

問題は、山田太郎さんと山田太一さんがいるような、二人ぐらいが重なる場合は十分あり得ると思います。

その場合は、早い社員につけるほど、
t-yamada
ta-yamada

と、一文字ずつ名前の部分を増やしていきます。
３人目が、山田珠子（Tamako Yamada）のばあい、
tam-yamada
になります。

それがいっぱいいっぱいになっちゃったらどうするか？　というのは、その規模の会社や組織はここでは想定していません。

とはいえ全く重なって困るのは同姓同名だけですから、その場合でも
t-yamada
ta-yamada
tar-yamada
taro-yamada
と４つは最低は作れますので、その後の問題なので、

tato-yamada1
の様に数字をつけるなどの方法でしょう。

難しいのは、名前が母音で始まる場合です。
鈴木一郎（Ichiro-Suzuki）
鈴木一太郎（Ichitaro-Suzuki)
などのばあい、このルールで行くと、

一人目は
i-suzuki
でわかりやすいですが、
二人目が
ic-suzuki　なのか、
ich-suzuki　にすべきか、
ichi-suzuki　なのか、
結構この辺りは難しそうです。

しかし考えて埒があく問題でもないので、「一文字ずつ増やす」を順当に守る方が面倒でないと思います。